De Compliance Checker: de ultieme community-tool


Nog even en de verbeterde versie van de Compliance Checker is beschikbaar. Het is een typische Schiphol community-service, begonnen vanuit Smart Cargo Mainport Programma, met KLM als koploper. Vanaf de zomer van 2018 haakten steeds meer partijen uit de community aan. Ze namen zetel aan de experttafel en daar is met input van iedereen de ontwikkeling gestart.

Ook CyberFreight doet mee. Namens hen zit Director Operations John Twisk aan tafel. Hij is heel duidelijk over het belang van deze nieuwe tool. “Allereerst willen we zo min mogelijk kans lopen op schade door het niet op de hoogte zijn van de regels. Er zijn talloze voorbeelden in onze industrie die dat onderschrijven. Zo zijn er airlines die een behoorlijke knauw hebben gehad omdat ze verboden zaken vervoerden. Daarvan waren ze zelf niet op de hoogte.”

Ondersteuning voor de AEO-status

“Een ander belangrijk punt voor ons: we zijn AEO-gecertificeerd. Dan verwacht de douane dat we iets aan compliance doen. Als middelgrote onderneming hebben we daar geen eigen afdeling of systemen voor, zoals de grote jongens. De Compliance Checker is dan een ideale tool. Sommige concullega’s zeggen dat ze op verschillende websites kijken en bij twijfel met de douane bellen. Maar het gaat vooral om de gevallen waarin je geen idee hebt wat er misgaat. Dat je het niet eens door hebt dat je niet voldoet aan de compliance.”

“Met de Compliance Checker laten we aan de douane zien dat we goed bezig zijn. Nu moeten we dat nog allemaal omschrijven. Bijvoorbeeld dat we een contactpersoon bij de douane in Groningen hebben. Dat is niet een echt sterk verhaal. Er zijn regelmatig bureau- en veldtoetsen om te zien of je nog aan de stevige voorwaarden voor de AEO-status voldoet. We zitten daar nu toevallig middenin en dan is het mooi om te kunnen laten zien dat we ermee bezig zijn en echt stappen aan het maken zijn.”

Wat is het voordeel voor jullie klanten?

“De Compliance Checker is een community-tool, waarmee wij ons als Schiphol Airport kunnen onderscheiden. Het is een duidelijk signaal. Tegen partijen die kwaad willen zeggen we: jouw lading is niet welkom. En exporteurs helpen we juist, omdat daar ook vaak een gebrek aan kennis is. Als er iets fout gaat, is dat vaak niet bewust. Het gebeurt vaak omdat men het niet weet.”

Wie houdt de Community Checker dan up-to-date?

Wie houdt de Community Checker dan up-to-date? ‘’Cargonaut houdt die up to date in samenwerking met haar klanten, die middels de experttafel een belangrijke inbreng hebben. Cargonaut heeft Be Informed als partner gekozen om de onderliggende technologie te leveren. De technologie van Be Informed is ontwikkeld om geautomatiseerd te kunnen bewijzen dat alle operationele facetten volledig compliant zijn met alle relevante regels. Dat betekent dat je ervan uit kunt gaan dat de gegevens vrijwel real-time kloppen. Zo zetten zij het in de markt. En dat is nodig, want de sancties, importheffingen en toeslagen vliegen je om de oren, zoals nu in China en Amerika. Dat kan zomaar overnight besloten worden. Dan is het belangrijk dat je systemen up-to-date zijn.”

Dus de community op Schiphol staat te springen?!

“Nou, op dit moment wordt de Compliance Checker nog niet zo heel breed gedragen. Het verbaast me. Kijk, de grotere bedrijven die hebben alles wat betreft compliance wel voor mekaar. Maar de kleinere partijen, zoals wijzelf, die doen het een beetje houtje-touwtje. Toch staan die bedrijven niet te dringen om mee te doen. Terwijl het relatief goedkoop is. Als je het zelf zou moeten ontwikkelen, ben je veel duurder uit. En in de Compliance Checker betaal je straks afhankelijk van je gebruik. Dus nooit teveel. En je profiteert van elkaars expertise. Ik denk dat de kleine partijen zich er nog niet genoeg in verdiept hebben. “Wat als die informatie fout is?”, hoor ik ze op recepties zeggen. Dat is dus helemaal geen risico, want we zijn met een partij bezig die met betrekking tot de sanctielijsten verantwoordelijkheid neemt voor de juistheid van informatie.”

Hoe zit het dan met de interpretatie van de regels?

“Sommige regels zijn heel duidelijk. Daar bestaat geen discussie over. Is er een uitvoerverbod naar Iran, dan is dat vrij helder. Maar sommige regels kun je op meerdere manieren uitleggen. Daarvoor moet je in de groep tot een consensus komen. Ik weet nog niet wat de afspraken zijn, maar daar kan bijvoorbeeld over gestemd worden. En als individueel bedrijf kun je het daar niet mee eens zijn en dan bijvoorbeeld die regel uitzetten in het systeem. Dat is de eigen keuze. Die flexibiliteit moet er wel zijn. Je kunt de Compliance Checker ook aanvullen met eigen voorwaarden of regels die uit je company policy voortvloeien.”