Secure Import

FAQ Secure Import

Secure Import

What is Secure Import?
Secure Import is the new way of working for collecting import shipments at Schiphol. The Secure Import IT tool, developed by Cargonaut and Smartloxs, supports the new process to enhance the pickup process at the ground handlers of Schiphol.

Who is Secure Import for?
Secure Import applies to all logistics service providers involved in collecting imported goods destined for Amsterdam at Schiphol Airport.

What about Direct Pickups by end customers (Consignee)?
End customers must collect their goods according to the Secure Import working method as well.

How does the Secure Import service work?
Secure Import facilitates the process of creating pre-notifications for picking up import shipments (destination Amsterdam). Secure Import is linked to SmartLOXS’ eRegistration service. As a result, pre-notifications automatically result in an eRegistration.

Before a pre-notification can be sent within Secure Import and goods can be picked up, compliance rules must be met, including Ready For Pickup (RFP) conditions for collecting import shipments at Schiphol.

What are the Ready For Pickup (RFP) conditions?
Secure Import is linked to various Cargonaut systems such as Automated Nomination, PGTS, and the Port Community System. Users can check whether all conditions are met and whether a shipment can be picked up by checking the RFP status (green or red).

Conditions for a correct RFP status (green) are:

1. A Nomination via Automated Nomination.
2. A PGTS ´Vooraanmelding Halen´ (VAH) according to the PGTS protocol.
3. A Freight Status Update Notified (NFD), indicating that the ground handler has made the shipment available for pickup.

Do I need to pre-notify for all pickup visits?
Yes, all pickup visits must be pre-notified in Secure Import, including a list of the shipments to be collected.

My shipment does not have a correct RFP status (green), what should I do?
Click on the AWB details to see the reason for the red RFP status.

How and when will shipments become available to me in Secure Import?
Shipments become available once the FWB (Airwaybill) is available at Cargonaut and the shipment has been nominated to the forwarder via Automated Nomination.

I cannot see my shipments in the Secure Import portal, what is wrong?
Check with the ground handler whether the shipment has been nominated to you via Automated Nomination.

My shipment has been nominated to me, but I still do not see it in Secure Import. What now?
Check whether the FWB (Airwaybill) is available in Cargonaut and is nominated via Automated Nomination

How can I let my trucking company plan my Secure Import trips?
You can assign your shipments to one of the trucking company with whom you have a haulier declaration. Afterwards,  a trucking company can schedule the Pickup and Trip.

What is a ‘haulier declaration’?
This is a relationship between a forwarder and a trucking company (haulier).

• If you are a forwarder being a Regulated Agent, a Haulier Declaration can be registered via SmartLOXS. The trucking company must initiate the registration of a Haulier Declaration. See the step-by-step guide below: ‘How can I register a Haulier Declaration?’ Once registered, you can use this trucking company in Secure Import.
• If you are a forwarder not being a Regulated Agent, you currently cannot register this haulier declaration in SmartLOXS. In that case, contact Cargonaut and mention that you are not a Registered Agent. You can also use the feedback form in the portal (Send Feedback button). Choose the option: ‘I do not have an RA number but want to assign a trucker.’ The haulier declaration will be registered by Cargonaut instead.

How can I assign shipments to my ‘trusted trucking company’?
In Secure Import, you can assign your shipments in three ways:

• Per airwaybill
• All airwaybills
• Or specifically filtered airwaybills

In order to assign an AWB to a trucking company, the trucking company has to be a user of Cargonaut

How can I assign all my shipments to a default trucking company?
Go to the Trucking Companies menu and set the default trucker assignment.

I do not see a Trucking Companies menu?
Request the necessary permissions via the feedback form in the Secure Import portal. Choose the category ‘Forwarder Admin.’

I cannot select my trucking company?
Check whether your related trucking company is known in SmartLOXS. In order to assign an AWB to a trucking company, the trucking company has to be a user of Cargonaut

My trucking company does not see my shipments, what should I do?
Check whether you have assigned your shipments by default or specifically to this trucking company.

What is a Pickup and a Trip?
A Pickup is a collection of one or more Airwaybills that you want to collect from the ground handler. A Trip is a collection of one or more Pickups in a truck. You assign your drivers to the Trip. If you use one of your trusted trucking companies, you can also select their drivers when creating the Trip.

Can I work with draft Trips before making a final pre-notification?
Yes, you can save a Trip as a draft. Once you complete the pre-notification, the Trip becomes final.

Do all drivers need an ACN pass?
Yes, due to security reasons, ACN passes are mandatory.

Do I still need to create an eRegistration if I have made a Secure Import pre-notification?
Secure Import is automatically linked to the SmartLOXS’ eRegistration system. All Secure Import trips automatically result in an eRegistration.

What happens if I do not make a Secure Import pre-notification?
Secure Import will be mandatory from February 1, 2025. After March 3, 2025, you will not be granted access to the ground handler’s premises.

What happens if I, as a trucking company, have made a pre-notification for only part of the truck?
If you are arriving for import goods, it will be checked whether a Secure Import pre-notification is registered in the systems. At the gate, there is (currently) no shipment-level verification. This means that if the driver has an active Secure Import pre-notification, they may still be granted access to the premises. This may vary per handler.

The driver may encounter difficulties when collecting the import goods.

What happens if I, as a trucking company, indicate that I am coming for export or RFS instead of Secure Import?
This may result in the driver encountering difficulties when collecting the import goods.

Is there a possibility for a trial period?
From November 1, 2024, to March 3, 2025, the Schiphol community conducted an extensive trial period in which Secure Import has been tested. During this period, all users were able to request a test account.

Are there costs associated with Secure Import?
A contract with Cargonaut is required to use Secure Import. Costs per AWB will be charged. See this message for an overview of the costs: https://acn.nl/1-februari-start-secure-import-op-schiphol/

Is there a Secure Import Dashboard with management information?
Yes, like eLink, Secure Import also has a dashboard providing full insight into data quality, data completeness, and the Secure Import process for your shipments. Access can be requested via helpdesk@cargonaut.nl

Do I also need to use Automated Nomination?
Automated Nomination is one of the requirements for a green RFP status and is therefore necessary. Shipments will only be visible to forwarders if they have been assigned to the forwarder via Automated Nomination.

Do I also need to use PGTS?
In line with the PGTS protocol, PGTS participants are required to submit a ‘Voor Aanmelding Halen’ (VAH) in PGTS. This is also a requirement for obtaining the correct Ready for Pickup status.

Secure Import states that the shipment is blocked by the ground handler. What should I do?
Please contact the involved ground handler.

Will I still receive NOAs as I am used to?
For now, you will continue to receive NOAs as usual. In phase 2 of Secure Import, the possibility of digitizing NOAs will be explored. In this phase, we intend to move towards digital handover and mutual signing at the ground handler.

How can I register a Haulier Declaration (Trucking Company relation with a Regulated Agent)?

There are several conditions for obtaining a Haulier Declaration:

• The trucker’s drivers must use ACN passes.
• The logistics service provider with whom the trucking company wants to establish a Haulier Declaration must be a Regulated Agent (RA).
• If this party is not an RA, or if the trucking company does not use ACN passes, a Haulier Declaration cannot be registered.

Registration Steps:

1. The trucking company submits a request via https://app.smartloxs.com/ and selects “New haulier declaration”. If no Haulier Declaration exists, a new one can be prepared for approval by the RA.
2. Once prepared, the trucking company receives a PDF via email with detailed information.
3. The Haulier Declaration must be signed and sent to ACN (see the explanation in the email the trucking company receives).
4. The request is received by the RA in the portal app.smartloxs.com.
5. The Security Manager of the RA approves the request via the portal app.smartloxs.com.
6. ACN receives the signed Haulier Declaration from the trucking company and verifies whether the RA has approved it. If the RA has approved it and the signed Haulier Declaration has been received, ACN accepts the relation via app.smartloxs.com
7. The Haulier Declaration is now digitally active.

 

How can I register a Trusted Trucking Company Relation?

There are several conditions for obtaining a Trusted Trucking Company Relation

• The trucker’s drivers must use ACN passes.
• The freight forwarder and trucking company are known and registered at Smartloxs.

Registration Steps

1. Parties not being registered at Smartloxs apply for a registration via https://app.smartloxs.com/company-registration.
2. After registration a Smartloxs Company ID will be shared. Inform helpdesk@cargonaut.nl about the received Smartloxs Company ID
3. After being registered the trucking company can request can be shared to Smartloxs via helpdesk@smartloxs.com for the registration of the Trusted Trucking Company Relation
4. Do include the related freight forwarder in the request. Advice: Do also include approval of the Freight Forwarder in the message to Smartloxs for quick registration.
5. Smartloxs registers the new Trusted Trucking Company Relation between trucking company and freight forwarder
6. The Trusted Trucking Company Relation is digitally active and can be used in Secure Import by the freight forwarder.

Note: A Regulated Agent code is not required for a Trusted Trucking Company Relation

 

What can I do if there is a system outage in Secure Import?
If Secure Import, eRegistration, Automated Nomination, or other community systems (PGTS, etc.) are not functioning and a ‘Green RFP’ cannot be obtained without a fault of the participating party/ies, emergency procedure(s) will be followed. The participating party can still proceed in compliance, without a digital pre-notification, falling back on paper procedures where necessary and possible.

 

Secure Import is de nieuwe manier van werken voor importzendingen op Schiphol. Cargonaut heeft haar nieuwe IT systeem (dienst) naar deze werkwijze vernoemd. Door de werkwijze en de gelijknamige dienst Secure Import werken we aan een veiliger afhaalproces bij afhandelaren op Schiphol.

Deze werkwijze en dienst is voor alle logistieke dienstverleners die importgoederen afhalen op Schiphol (eindbestemming Amsterdam).

Ook eindklanten moeten volgens de Secure Import werkwijze hun goederen ophalen.

Via Secure Import kunnen vooraanmeldingen gedaan worden voor het ophalen van importzendingen (bestemming Amsterdam). De dienst Secure Import is verbonden met de dienst eRegistration van SmartLOXS. Hierdoor worden automatisch ook vooraanmeldingen gedaan binnen eRegistration.

Voordat deze vooraanmelding binnen Secure Import verstuurd kan worden en goederen opgehaald mogen worden, moet er voldaan zijn aan de compliancy regels, waaronder ook de Ready For Pickup (RFP) voorwaarden voor het ophalen van import zendingen op Schiphol.

Secure Import is automatisch gekoppeld met verschillende systemen van Cargonaut zoals Automatisch Nomineren, PGTS  en het centrale Port Community Systeem. Gebruikers kunnen daardoor controleren of alle seinen op groen staan en een zending kan worden opgehaald. Dit kan door het controleren van de RFP status (groen of rood).

Voorwaarden voor een correcte RFP status (groen) zijn:
1 – Een Automatische Nominatie via Automatisch Nomineren
2 – Een PGTS aanmelding Vooraanmelding Halen (VAH) volgens het PGTS protocol
3 – Een Freight Status Update Notified (NFD) waarmee de afhandelaar aangeeft dat de zending beschikbaar is voor pickup

Ja, alle ophaalbezoeken (pickups) moeten in Secure Import worden vooraangemeld inclusief een opsomming van de zendingen die worden opgehaald.

Klik op de details van de AWB voor de reden van de rode RFP status.

Zendingen worden beschikbaar zodra de FWB (Airwaybill) beschikbaar is bij Cargonaut en de zending Automatisch is genomineerd aan de expediteur.

Controleer bij de afhandelaar of de zending aan jou is genomineerd via Automatisch Nomineren.

Controleer of de FWB (Airwaybill) beschikbaar is bij Cargonaut en of de zending is genomineerd via Automatisch Nomineren.

Er gelden een aantal randvoorwaarden voor een Vertrouwde Vervoerdersrelatie

• De chauffeurs van de vervoerder maken gebruik van ACN passen
• De expediteur en de vervoerder zijn bekend en geregistreerd bij Smartloxs

De volgende stappen kunnen worden uitgevoerd voor het registreren van de Vertrouwde Vervoerdersrelatie

1. De partijen die nog niet geregistreerd staan bij Smartloxs doen dat via https://app.smartloxs.com/company-registration.
2. Na registratie is er binnen Smartloxs een company ID bekend. Geef het verkregen Smartloxs Company Id door aan helpdesk@cargonaut.nl
3. Als beide partijen geregistreerd zijn bij Smartloxs verzoekt de vervoerder via helpdesk@smartloxs.com het vastleggen van de gewenste Vertrouwde vervoerdersrelatie.
4. In het verzoek geeft de vervoerder aan met welke expediteur een Vertrouwde Vervoerdersrelatie aangegaan dient te worden. Tip: Neem in het verzoek aan Smartloxs gelijk de bevestiging vanuit de expediteur mee. Zo kan het verzoek snel worden afgehandeld.
5. Smartloxs legt de Vertrouwde Vervoerdersrelatie vast
6. De Vertrouwde Vervoerdersrelatie is nu digitaal actief voor de expediteur. NB Een RA code is niet nodig voor een Vertrouwde Vervoerdersrelatie.

Je kunt jouw zendingen toewijzen aan een van de vervoerder met wie je een vervoerdersrelatie hebt. Vervolgens kan de vervoerder de Pickup en Trip plannen.

Dat is een relatie tussen een expediteur en een vervoerder.
 – Bent u als expediteur een Regulated Agent dan kan er via Smartloxs een Vaste Vervoerder relatie worden vastgelegd. Het vastleggen van een Vaste Vervoerder relatie moet worden geinitieerd door de vervoerder. Zie ook onderstaand stappenplan: ‘Hoe kan ik een Vaste Vervoerder registreren? Na registratie kunt u deze vervoerders gebruiken in Secure Import.
 – Bent u als expediteur geen Regulated Agent, dan kunt u op dit moment deze relatie nog niet vastleggen bij Smartloxs. Neem in dat geval contact op met Cargonaut en vermeldt dat u geen RA bent. U kunt ook gebruik maken van het feedbackformulier in de portal. (Send Feedback knop)

Kies voor optie: ‘I do not have an RA number but want to assign a trucker’

De vervoerderrelatie zal door Cargonaut worden geregistreerd. Zendingen die via Automatisch Nomineren aan de expediteur worden genomineerd zullen automatisch aan de vervoerder worden toegewezen. Het is niet mogelijk om dit via de portal handmatig te wijzigen. Neem voor wijzigingen daarom ook contact op met Cargonaut. Op den duur zal het mogelijk zijn om dit handmatig in de portal te kunnen doen.

Controleer of jouw vertrouwde vervoerders bekend zijn bij SmartLOXS.

In Secure Import kan je op 3 manieren jouw zendingen toewijzen:

• Per airwaybill
• Alle airwaybills
• Of specifiek gefilterde airwaybills

Ga doorvoor naar het menu Trucking Companies en maak de standaard trucker toewijzing. Om een airwaybill te kunnen toewijzen aan een vervoerder dient de vervoerder een Secure Import account te hebben bij Cargonaut.

Vraag de rechten hiervoor aan via het feedback formulier in de Secure Import portal. Kies voor de categorie ‘Forwarder Admin’.

Controleer of u jouw zendingen standaard- of specifiek heeft toegewezen aan een andere vervoerder.

Een pickup is een verzameling van één of meerdere Airwaybills die u wilt ophalen bij de afhandelaar.

Een trip is een verzameling van één of meerdere Pickups in een truck. Je koppelt jouw chauffeurs aan de Trip. Maak je gebruik van één van jouw vertrouwde vervoerders, dan kan je ook de chauffeurs van jouw vertrouwde vervoerders selecteren bij het aanmaken van de Trip.

Ja, je kan een Trip ook opslaan als concept. Zodra je de vooraanmelding doet wordt de trip definitief.

Ja, vanwege security redenen is het gebruik van ACN passen verplicht.

Secure Import is automatisch gekoppeld aan het eRegistration systeem van SmartLOXS. Alle Secure Import trips worden daardoor automatisch geregistreerd in eRegistration.

Secure Import is verplicht per 1 februari 2025. Na 3 maart 2025 zal je geen toegang krijgen tot het terrein van de afhandelaar. https://cargonaut.nl/nieuws/gewenningsperiode-secure-import-met-een-maand-verlengd/

Als je voor importgoederen komt zal er gecontroleerd worden of er een Secure Import vooraanmelding in de systemen staat. Bij de loge vindt (nog) geen controle plaats op zending niveau. Dit kan betekenen dat als de chauffeur een actieve vooraanmelding voor Secure Import heeft, deze alsnog toegang krijgt tot het terrein. Dit kan per afhandelaar verschillen.

De chauffeur kan overigens daarna mogelijk op termijn wel problemen ondervinden bij het ophalen van de importgoederen.

Dit kan betekenen dat je als chauffeur problemen kan ondervinden bij het ophalen van de importgoederen.

Van 1 november 2024 tot 3 Maart 2025 heeft de community op Schiphol gewerkt met een proefperiode waarin Secure Import uitgebreid getest is. Gedurende deze periode konden alle gebruikers een testaccount aanvragen.

Voor het gebruik van Secure Import is een contract met Cargonaut nodig. Er worden kosten per AWB doorbelast.

Zie dit bericht voor een overzicht dan de kosten: https://acn.nl/projecten/scmp/secure-import/ klik op ´Start Secure Import op Schiphol (PDF)’

 

Ja, net als bij eLink is er ook een Secure Import Dashboard waarmee je volledig inzicht hebt in datakwaliteit, datacompleetheid en het Secure Import verloop van jouw eigen zendingen. Indien je gebruik maakt van de dienst Secure Import krijg je deze dienst er automatisch bij.

Ook hiervoor kan je toegang vragen via helpdesk@cargonaut.nl

Automatisch Nomineren is één van de voorwaarden voor een groene RFP status en daarmee noodzakelijk. Zendingen worden alleen zichtbaar voor expediteurs als deze via Automatisch Nomineren aan de expediteur zijn toegewezen.

In lijn met het PGTS protocol zijn PGTS deelnemers verplicht om in PGTS een Vooraanmelding Halen te doen (VAH). Deze is ook voorwaardelijk voor de juiste Ready for Pickup status.

Neem contact op met de betreffende afhandelaar.

Voorlopig ontvang je nog de NOA’s zoals je dat gewend was. In fase 2 zal ook worden gekeken om de NOA’s te digitaliseren. In fase 2 willen we ook over naar digitale overdracht en -aftekening bij de afhandelaar.

Er gelden een aantal randvoorwaarden voor het verkrijgen van een Vervoerdersverklaring / Haulier Declaration

• De chauffeurs van de vervoerder maakt gebruik van ACN passen
• De logistiek dienstverlener waarmee de vervoerder een Vaste Vervoerder relatie aan wil gaan moet een Regulated Agent (RA) zijn.

Is deze partij geen RA, of de vervoerder maakt geen gebruik van ACN passen dan kan er geen Vaste Vervoerder relatie worden geregistreerd.

Registratie stappen:

1. De vervoerder doet een verzoek via https://app.smartloxs.com/ en kiest voor New haulier declaration. Als er nog geen Vervoerderverklaring / Haulier Declaration bestaat, dan kan een nieuwe ter goedkeuring door de RA worden klaargezet.
2. De vervoerder ontvangt na klaarzetten een PDF via de mail met uitgebreide informatie.
3. De Haulier Declaration moet worden ondertekend worden en gestuurd worden naar ACN. (zie toelichting in mail die vervoerder ontvangt)
4. Verzoek komt binnen bij de RA in portal app.smartloxs.com.
5. De Security Manager van de RA accordeert het verzoek via de portal app.smartloxs.com
6. ACN ontvangt de ondertekende Haulier Declaration van vervoerder en controleert of de RA heeft deze heeft goedgekeurd. Als de RA heeft goedgekeurd en de ondertekende Haulier Declaration is ontvangen, accepteert ACN de koppeling in via app.smartloxs.com.
7. Vervoerderverklaring / Haulier Decalaration is nu digitaal actief.

Indien Secure Import, eRegistration, Automatisch Nomineren of andere community-systemen (PGTS, etc.) niet werken en er geen ‘Groene RFP’ kan worden verkregen buiten de schuld van deelnemende partij, zal de noodprocedure worden gevolgd.

De deelnemende partij kan dan wel ‘compliant’ uitslaan, zonder een digitale vooraanmelding gedaan te hebben. Er wordt dan teruggevallen op papieren procedures zover noodzakelijk en mogelijk.