Wat is Secure Import?

Secure Import is de nieuwe manier van werken voor importzendingen op Schiphol. Cargonaut heeft haar nieuwe IT systeem (dienst) naar deze werkwijze vernoemd. Door de werkwijze en de gelijknamige dienst Secure Import werken we aan een veiliger afhaalproces bij afhandelaren op Schiphol.

Voor wie is Secure Import?

Deze werkwijze en dienst is voor alle logistieke dienstverleners die importgoederen afhalen op Schiphol (eindbestemming Amsterdam).

Hoe zit het met Direct Pickups door eindklanten?

Ook eindklanten moeten volgens de Secure Import werkwijze hun goederen ophalen.

Hoe werkt de dienst Secure Import?

Via Secure Import kunnen vooraanmeldingen gedaan worden voor het ophalen van importzendingen (bestemming Amsterdam). De dienst Secure Import is verbonden met de dienst eRegistration van SmartLOXS. Hierdoor worden automatisch ook vooraanmeldingen gedaan binnen eRegistration.

Voordat deze vooraanmelding binnen Secure Import verstuurd kan worden en goederen opgehaald mogen worden, moet er voldaan zijn aan de compliancy regels, waaronder ook de Ready For Pickup (RFP) voorwaarden voor het ophalen van import zendingen op Schiphol.

Wat zijn de Ready For Pickup (RFP) voorwaarden?

Secure Import is automatisch gekoppeld met verschillende systemen van Cargonaut zoals Automatisch Nomineren, PGTS en het centrale Port Community Systeem. Gebruikers kunnen daardoor controleren of alle seinen op groen staan en een zending kan worden opgehaald. Dit kan door het controleren van de RFP status (groen of rood).

Voorwaarden voor een correcte RFP status (groen) zijn:
1 – Een Automatische Nominatie via Automatisch Nomineren
2 – Een PGTS aanmelding Vooraanmelding Halen (VAH) volgens het PGTS protocol
3 – Een Freight Status Update Notified (NFD) waarmee de afhandelaar aangeeft dat de zending beschikbaar is voor pickup

Moet ik voor alle ophaalbezoeken een vooraanmelding doen?

Ja, alle ophaalbezoeken (pickups) moeten in Secure Import worden vooraangemeld inclusief een opsomming van de zendingen die worden opgehaald.

Mijn zending heeft geen correcte RFP status (groen), wat moet ik doen?

Klik op de details van de AWB voor de reden van de rode RFP status.

Hoe en wanneer worden de zendingen voor Secure Import bij mij beschikbaar?

Zendingen worden beschikbaar zodra de FWB (Airwaybill) beschikbaar is bij Cargonaut en de zending Automatisch is genomineerd aan de expediteur.

Ik kan mijn zendingen niet zien in de Secure Import portal, wat gaat er mis?

Controleer bij de afhandelaar of de zending aan jou is genomineerd via Automatisch Nomineren.

Mijn zending is aan mij genomineerd, maar ik zie mijn zending nog steeds niet in Secure Import verschijnen. Wat nu?

Controleer of de FWB (Airwaybill) beschikbaar is bij Cargonaut en of de zending is genomineerd via Automatisch Nomineren.

Hoe kan ik een Vertrouwde Vervoerdersrelatie registreren?

Er gelden een aantal randvoorwaarden voor een Vertrouwde Vervoerdersrelatie

De chauffeurs van de vervoerder maken gebruik van ACN passen
De expediteur en de vervoerder zijn bekend en geregistreerd bij Smartloxs

De volgende stappen kunnen worden uitgevoerd voor het registreren van de Vertrouwde Vervoerdersrelatie

De partijen die nog niet geregistreerd staan bij Smartloxs doen dat via https://app.smartloxs.com/company-registration.
Na registratie is er binnen Smartloxs een company ID bekend. Geef het verkregen Smartloxs Company Id door aan helpdesk@cargonaut.nl
Als beide partijen geregistreerd zijn bij Smartloxs verzoekt de vervoerder via helpdesk@smartloxs.com het vastleggen van de gewenste Vertrouwde vervoerdersrelatie.
In het verzoek geeft de vervoerder aan met welke expediteur een Vertrouwde Vervoerdersrelatie aangegaan dient te worden. Tip: Neem in het verzoek aan Smartloxs gelijk de bevestiging vanuit de expediteur mee. Zo kan het verzoek snel worden afgehandeld.
Smartloxs legt de Vertrouwde Vervoerdersrelatie vast
De Vertrouwde Vervoerdersrelatie is nu digitaal actief voor de expediteur. NB Een RA code is niet nodig voor een Vertrouwde Vervoerdersrelatie.

Hoe kan ik mijn vervoerder mijn Secure Import ritten laten plannen?

Je kunt jouw zendingen toewijzen aan een van de vervoerder met wie je een vervoerdersrelatie hebt. Vervolgens kan de vervoerder de Pickup en Trip plannen.

Wat is een ‘vervoerdersrelatie’?

Dat is een relatie tussen een expediteur en een vervoerder.
– Bent u als expediteur een Regulated Agent dan kan er via Smartloxs een Vaste Vervoerder relatie worden vastgelegd. Het vastleggen van een Vaste Vervoerder relatie moet worden geinitieerd door de vervoerder. Zie ook onderstaand stappenplan: ‘Hoe kan ik een Vaste Vervoerder registreren? Na registratie kunt u deze vervoerders gebruiken in Secure Import.
– Bent u als expediteur geen Regulated Agent, dan kunt u op dit moment deze relatie nog niet vastleggen bij Smartloxs. Neem in dat geval contact op met Cargonaut en vermeldt dat u geen RA bent. U kunt ook gebruik maken van het feedbackformulier in de portal. (Send Feedback knop)

Kies voor optie: ‘I do not have an RA number but want to assign a trucker’

De vervoerderrelatie zal door Cargonaut worden geregistreerd. Zendingen die via Automatisch Nomineren aan de expediteur worden genomineerd zullen automatisch aan de vervoerder worden toegewezen. Het is niet mogelijk om dit via de portal handmatig te wijzigen. Neem voor wijzigingen daarom ook contact op met Cargonaut. Op den duur zal het mogelijk zijn om dit handmatig in de portal te kunnen doen.

Ik kan mijn vervoerder niet selecteren?

Controleer of jouw vertrouwde vervoerders bekend zijn bij SmartLOXS.

Hoe kan ik zendingen toewijzen aan mijn ‘vertrouwde vervoerder’?

In Secure Import kan je op 3 manieren jouw zendingen toewijzen:

Per airwaybill
Alle airwaybills
Of specifiek gefilterde airwaybills

Hoe kan ik al mijn zendingen toewijzen aan één vervoerder?

Ga doorvoor naar het menu Trucking Companies en maak de standaard trucker toewijzing. Om een airwaybill te kunnen toewijzen aan een vervoerder dient de vervoerder een Secure Import account te hebben bij Cargonaut.

Ik zie geen menu Trucking Companies?

Vraag de rechten hiervoor aan via het feedback formulier in de Secure Import portal. Kies voor de categorie ‘Forwarder Admin’.

Mijn vervoerder ziet mijn zendingen niet, wat moet ik doen?

Controleer of u jouw zendingen standaard- of specifiek heeft toegewezen aan een andere vervoerder.

Wat is een Pickup en een Trip?

Een pickup is een verzameling van één of meerdere Airwaybills die u wilt ophalen bij de afhandelaar.

Een trip is een verzameling van één of meerdere Pickups in een truck. Je koppelt jouw chauffeurs aan de Trip. Maak je gebruik van één van jouw vertrouwde vervoerders, dan kan je ook de chauffeurs van jouw vertrouwde vervoerders selecteren bij het aanmaken van de Trip.

Kan ik met concept Trips werken voordat ik een definitieve vooraanmelding maak?

Ja, je kan een Trip ook opslaan als concept. Zodra je de vooraanmelding doet wordt de trip definitief.

Moeten alle chauffeurs een ACN pas hebben?

Ja, vanwege security redenen is het gebruik van ACN passen verplicht.

Moet ik nog een eRegistration aanmaken als ik een vooraanmelding in Secure Import heb gedaan?

Secure Import is automatisch gekoppeld aan het eRegistration systeem van SmartLOXS. Alle Secure Import trips worden daardoor automatisch geregistreerd in eRegistration.

Wat gebeurt er als ik geen Secure Import vooraanmelding heb gedaan?

Secure Import is verplicht per 1 februari 2025. Na 3 maart 2025 zal je geen toegang krijgen tot het terrein van de afhandelaar. https://cargonaut.nl/nieuws/gewenningsperiode-secure-import-met-een-maand-verlengd/

Wat gebeurt er als ik als vervoerder voor een gedeelte van de truck een vooraanmelding heb gedaan?

Als je voor importgoederen komt zal er gecontroleerd worden of er een Secure Import vooraanmelding in de systemen staat. Bij de loge vindt (nog) geen controle plaats op zending niveau. Dit kan betekenen dat als de chauffeur een actieve vooraanmelding voor Secure Import heeft, deze alsnog toegang krijgt tot het terrein. Dit kan per afhandelaar verschillen.

De chauffeur kan overigens daarna mogelijk op termijn wel problemen ondervinden bij het ophalen van de importgoederen.

Wat gebeurt er als ik als vervoerder aangeef dat ik voor export of RFS kom in plaats van Secure Import?

Dit kan betekenen dat je als chauffeur problemen kan ondervinden bij het ophalen van de importgoederen.

Is er een mogelijkheid voor een proefperiode?

Van 1 november 2024 tot 3 Maart 2025 heeft de community op Schiphol gewerkt met een proefperiode waarin Secure Import uitgebreid getest is. Gedurende deze periode konden alle gebruikers een testaccount aanvragen.

Zijn er kosten verbonden aan Secure Import?

Voor het gebruik van Secure Import is een contract met Cargonaut nodig. Er worden kosten per AWB doorbelast.

Zie dit bericht voor een overzicht dan de kosten: https://acn.nl/projecten/scmp/secure-import/ klik op ´Start Secure Import op Schiphol (PDF)’

Is er ook een Secure Import Dashboard met managementinformatie?

Ja, net als bij eLink is er ook een Secure Import Dashboard waarmee je volledig inzicht hebt in datakwaliteit, datacompleetheid en het Secure Import verloop van jouw eigen zendingen. Indien je gebruik maakt van de dienst Secure Import krijg je deze dienst er automatisch bij.

Ook hiervoor kan je toegang vragen via helpdesk@cargonaut.nl

Moet ik ook gebruik maken van Automatisch Nomineren?

Automatisch Nomineren is één van de voorwaarden voor een groene RFP status en daarmee noodzakelijk. Zendingen worden alleen zichtbaar voor expediteurs als deze via Automatisch Nomineren aan de expediteur zijn toegewezen.

Moet ik ook gebruik maken van PGTS?

In lijn met het PGTS protocol zijn PGTS deelnemers verplicht om in PGTS een Vooraanmelding Halen te doen (VAH). Deze is ook voorwaardelijk voor de juiste Ready for Pickup status.

Secure Import zegt dat de zending is geblokkeerd bij de afhandelaar?

Neem contact op met de betreffende afhandelaar.

Ontvang ik nog wel de NOA’s zoals ik dat gewend ben?

Voorlopig ontvang je nog de NOA’s zoals je dat gewend was. In fase 2 zal ook worden gekeken om de NOA’s te digitaliseren. In fase 2 willen we ook over naar digitale overdracht en -aftekening bij de afhandelaar.

Hoe kan ik een Vaste Vervoerder relatie registreren?

Er gelden een aantal randvoorwaarden voor het verkrijgen van een Vervoerdersverklaring / Haulier Declaration

De chauffeurs van de vervoerder maakt gebruik van ACN passen
De logistiek dienstverlener waarmee de vervoerder een Vaste Vervoerder relatie aan wil gaan moet een Regulated Agent (RA) zijn.

Is deze partij geen RA, of de vervoerder maakt geen gebruik van ACN passen dan kan er geen Vaste Vervoerder relatie worden geregistreerd.

Registratie stappen:

De vervoerder doet een verzoek via https://app.smartloxs.com/ en kiest voor New haulier declaration. Als er nog geen Vervoerderverklaring / Haulier Declaration bestaat, dan kan een nieuwe ter goedkeuring door de RA worden klaargezet.
De vervoerder ontvangt na klaarzetten een PDF via de mail met uitgebreide informatie.
De Haulier Declaration moet worden ondertekend worden en gestuurd worden naar ACN. (zie toelichting in mail die vervoerder ontvangt)
Verzoek komt binnen bij de RA in portal app.smartloxs.com.
De Security Manager van de RA accordeert het verzoek via de portal app.smartloxs.com
ACN ontvangt de ondertekende Haulier Declaration van vervoerder en controleert of de RA heeft deze heeft goedgekeurd. Als de RA heeft goedgekeurd en de ondertekende Haulier Declaration is ontvangen, accepteert ACN de koppeling in via app.smartloxs.com.
Vervoerderverklaring / Haulier Decalaration is nu digitaal actief.

Wat kan ik doen als er een storing is in het systeem Secure Import?

Indien Secure Import, eRegistration, Automatisch Nomineren of andere community-systemen (PGTS, etc.) niet werken en er geen ‘Groene RFP’ kan worden verkregen buiten de schuld van deelnemende partij, zal de noodprocedure worden gevolgd.

De deelnemende partij kan dan wel ‘compliant’ uitslaan, zonder een digitale vooraanmelding gedaan te hebben. Er wordt dan teruggevallen op papieren procedures zover noodzakelijk en mogelijk.