Cargonaut: Schaduw draaien van het nieuwe Port Community Systeem
(for English, see below)
Cargonaut heeft een belangrijke mijlpaal bereikt door een deel van de informatiegegevens over im- en export van goederen over te zetten in de nieuwe infrastructuur van Schiphol, het Port Community System (PCS).
Het gaat om zogenaamde cruciale berichten die verwerkt moeten worden zodat bijvoorbeeld de exporteurs hun BTW kunnen terugvragen en Douane toezicht kan houden op welke goederen via Schiphol binnenkomen. De gedeeltelijke overgang naar het nieuwe systeem is een belangrijke stap voor Cargonaut en Schiphol. Het biedt namelijk de mogelijkheid om nieuwe technologieën te gebruiken en processen te automatiseren.
Jeroen Spaargaren, Product Manager Cargonaut, is betrokken bij dit project en legt uit waarom deze stap nodig is: “Het huidige systeem dat Cargonaut gebruikte, was ingewikkeld en nieuwe ontwikkelingen waren steeds moeilijker om toe te voegen. Met het nieuwe systeem kunnen we de complexiteit verminderen en nieuwe technieken gebruiken, zoals API-koppelingen en XML.
Onze Software Engineer vult aan: “Ook kunnen we de communicatie en gegevensuitwisseling met de Douane en andere betrokken partijen zoals de airlines verbeteren. Dit zorgt uiteindelijk voor een betere service en efficiëntere afhandeling van goederen op Schiphol. Eigenlijk is dus niet alleen Schiphol, maar zijn ook onze stakeholders gebaat bij dit nieuwe systeem.”
Gegevens stapsgewijs overzetten
De gegevensuitwisseling over de im- en export van goederen, gaat over vele miljoenenbelangrijke berichten op jaarbasis. Het is dan ook te groot en te risicovol om alles in een keer over te zetten. Daarom is heel bewust gekozen om nu als eerste alleen de meest belangrijke berichten over te zetten. Deze berichten bevatten informatie die bij zendingen horen over onder andere de verzender, de ontvanger, de aard van de goederen, hoe betalingen hebben plaatsgevonden en in welk vliegtuig de goederen zitten. Het nieuwe en huidige systeem blijven de komende maanden naast elkaar draaien. Jeroen: “We gaan stapsgewijs zaken omzetten naar het nieuwe systeem.”
De uitdagingen van een complex project
Het project kende ook uitdagingen, zoals de complexiteit van de wet- en regelgeving en de vertaling naar verschillende berichtenstandaarden. Cargonaut speelt een cruciale rol bij het vertalen en combineren van gegevensbronnen, zodat de douaneaangiftes op de juiste manier kunnen worden verwerkt. Technisch gezien was het verwerken van de enorme hoeveelheid berichten een grote uitdaging. Het ging om honderdduizenden berichten per dag met gedetailleerde manifesten en andere gegevens over vluchten en zendingen.Daarnaast zit de uitdaging ook in het goedhouden van het dienstenniveau en daar komt natuurlijk de samenwerking bij kijken. Jeroen: “Collega’s die het nieuwe PCS hebben gemaakt, moeten samen optrekken met collega’s die in het huidige PCS het proces beheren. Ze moeten dus goed samenwerken maar er ook voor openstaan om van elkaar te leren om uiteindelijk de stap te maken naar het nieuwe systeem.”
Het belang van focus en teamwork
Het succes van deze mijlpaal kent meerdere factoren, zoals samenwerking en focus. Focus is echt belangrijk voor het succes en het lef om niet alles tegelijkertijd willen doen. Jeroen: “Wat dit project ons ook leert is het belang van goed eigenaarschap en houden van focus om succesvolle resultaten te boeken”.
Heeft u vragen over het nieuwe PCS systeem neem dan contact op met Marco van Katwijk marco.van.katwijk@schiphol.nl.
Cargonaut: New Port Community System begins Shadow Running
Cargonaut has achieved an important milestone by successfully migrating part of the information data on the import and export of goods to Schiphol’s new infrastructure: the Port Community System (PCS).
The data concerned are ‘critical notifications’ (cruciale berichten), which need to be processed to enable exporters to reclaim their VAT, for example, and allow Customs to monitor which goods arrive via Schiphol. The partial migration to the new system is an important step for Cargonaut and Schiphol, as it provides the opportunity to use new technologies and automate processes.
Jeroen Spaargaren, Product Manager Cargonaut, is involved in the project and explains why this move is necessary: “The system currently used by Cargonaut was complicated and it was proving increasingly difficult to incorporate new developments. The new system enables us to reduce the level of complexity and use new techniques, such as API links and XML.
Our Software Engineer adds: “We can also improve communication and data exchange with Customs and other parties, including the airlines. Over time, this will translate to a better service and more efficient handling of goods at Schiphol. So this new system actually benefits not just Schiphol, but also our stakeholders.”
Gradual migration of data
Every year, many millions of important notifications are generated to facilitate the exchange of data on the import and export of goods. Migrating everything in one go would therefore be too large and too risky an undertaking. For this reason, it was expressly decided only to migrate the most important notifications to start with. These notifications contain information related to shipments on the sender, the recipient, the type of goods, how payments were made and in which aircraft the goods are transported, among other things. The new and current systems will continue to operate in tandem in the coming months. “Migration to the new system will be a gradual process,” says Jeroen.
The challenges of a complex project
The project also faced challenges, including the complexity of laws and regulations and the translation to different messaging standards. Cargonaut plays a crucial role in translating and combining data sources, so that customs declarations can be correctly processed. Processing the vast amount of notifications and messages presented a huge challenge from a technical point of view. It involved hundreds of thousands of notifications generated daily, with detailed manifests and other data on flights and shipments. Part of the challenge is also in maintaining the high service level we are accustomed to, and that naturally highlights the importance of cooperation. “People who created the new PCS need to work with colleagues who are responsible for managing the process in the current PCS,” says Jeroen. “So, in addition to working well together, they also need to be open to learning from each other to pave the way for the eventual migration to the new system.”
The importance of focus and teamwork
The achievement of this milestone can be attributed to several factors, including cooperation and focus. Focus is really important for success, and being brave enough not to want to do everything at once. Jeroen: “This project also teaches us the importance of good ownership and keeping focus to achieve successful results.”
If you have any questions about the new PCS system, please contact Marco van Katwijk: marco.van.katwijk@schiphol.nl.